Kế Hoạch 5 Phút – Để NGÀY LÀM VIỆC Chỉ Còn 5 TIẾNG!

 

Chào bạn!  Bài viết này nói về một phương pháp Làm Việc Siêu Đơn giản nhưng cũng Siêu Hiệu quả mà tôi được học hỏi từ Mr Hoàng Đình Trọng (Trường Doanh nhân PDCA):

5 Phut

“Khác biệt duy nhất giữa người giàu và người nghèo là Cách Sử Dụng Thời Gian.”

(Robert Kiyosaki – Diễn giả, doanh nhân và là một triệu phú USD, tác giả cuốn sách “Cha giàu Cha nghèo”)

Bạn có bao giờ tự hỏi…

Ai cũng chỉ sở hữu 24 tiếng đồng hồ trong ngày, vậy tại sao có người lại làm được nhiều việc chất lượng hơn và tiến xa hơn bạn trong cuộc sống?

Vì lẽ đó, hôm nay Phillip sẽ cùng bạn thảo luận 1 TRONG NHỮNG cách Quản lý Thời gian Hiệu quả.

Nó không phải là một điều Bí mật.

Nhưng dường như những người nghe qua nó đều thờ ơ và phớt lờ.

Đó là Lên Kế hoạch những việc cần làm trong ngày.

Nó chỉ lấy đi của bạn tối đa 5 phút trong ngày, vì vậy ta gọi phương pháp này là: KẾ HOẠCH 5 PHÚT. GỒM 5 BƯỚC NHƯ SAU:

 

Image

1 – Liệt kê Tất Cả công việc trong ngày

Để không bỏ sót một ngóc ngách nào trong quá trình liệt kê, hãy nhớ lại Công cụ 5W2H và trả lời 7 câu hỏi sau:

W1 (What) – LÀM VIỆC GÌ? (Xác định nội dung công việc)

W2 (Why) – TẠI SAO LÀM? (Xác định ý nghĩa công việc)

W3 (Who) – AI LÀM? (Xác định người thực hiện, người chịu trách nhiệm)

W4 (Where) – LÀM Ở ĐÂU? (Xác định địa điểm công việc)

W5 (When) – KHI NÀO LÀM? (Xác định mốc thời gian)

H1 (How) – LÀM NHƯ THẾ NÀO?

H2 (How) – LÀM BAO NHIÊU?

 

2 – Lựa chọn 3-5 công việc theo thứ tự quan trọng nhất

 

3 – Phỏng đoán thời gian cho từng việc

Ví dụ: Gặp khách hàng (9h – 9h45)

 

4 – Sắp xếp thời gian biểu, Ưu tiên các công việc Quan trọng nhất

Tôi không khuyến khích bạn bắt đầu ngày mới bằng những công việc đơn giản, vặt vãnh như Check Email.

Sau một giấc ngủ no đủ, vài giờ đầu tiên là khoảng thời gian đầu óc bạn minh mẫn và tập trung nhất, đừng phí phạm “giờ vàng” này vào việc vặt vãnh.

8 giờ sáng, tới công ty, ngồi xuống và làm ngay công việc quan trọng nhất thậm chí “khó nhằn” nhất.

Hãy sắp xếp những công việc yêu cầu tập trung cao vào những lúc trí óc bạn tỉnh táo nhất trong ngày.

 

5 – Kiểm tra tiến độ hoàn thành vào cuối ngày, đồng thời Lập kế hoạch 5 phút cho ngày hôm sau

Hãy lập kế hoạch khi kết thúc một ngày làm việc. Đó là lúc bạn đánh giá lại tiến độ của ngày hôm nay, tổng kết xem những tác nhân nào đã khiến bạn hoàn thành tốt hoặc chưa.

Việc lập kế hoạch vào cuối ngày hôm trước cũng cho bạn thời gian sung túc để chuẩn bị những công cụ hoặc ý tưởng cần thiết cho ngày hôm sau.

Lưu ý:

_ Đặt bảng kế hoạch ở nơi nó luôn có thể “đập vào mắt” bạn.

_ Hãy tự tạo áp lực để TUÂN THỦ bằng MỌI cách:

Khi hết thời gian, bạn phải chuyển qua đầu mục công việc tiếp theo ngay, dù bạn đã hoàn thành công việc hiện tại hay chưa.

Như vậy, bạn sẽ tạo thành một thói quen thúc giục bản thân tuân thủ khung thời gian trên bảng kế hoạch chứ không phải xem nó như một một món đồ trang trí trên bàn làm việc.

Bảng kế hoạch của bạn sẽ trở nên vô nghĩa nếu vì chưa kịp hoàn thành mà bạn cho công việc đầu thêm 10 phút kéo theo công việc thứ hai trễ nãi 25 phút.

Tất nhiên bạn không thể “bỏ xó” công việc chưa hoàn thành. Tùy vào mức độ quan trọng của công việc, bạn có thể lựa chọn “trừng phạt” bản thân bằng cách hoàn thành chúng vào giờ nghỉ, tăng tốc các công việc còn lại hoặc sau khi đã hoàn thành công việc trong ngày.

Hãy cứ yên tâm là một khi bạn nghiêm túc tuân thủ những bí quyết trong bài này, việc trễ nãi sẽ giảm dần.

Tương đương vậy, khi hoàn thành công việc sớm hơn thời gian dự đoán, bạn có thể tự thưởng cho bản thân bằng những hoạt động thư giãn nhẹ nhàng như rời khỏi chỗ ngồi để vận động hay pha cho bản thân một tách cà phê,…

 

50cadb57 5fa5 4d72 Bb8b D8d3133a6370

SẾP NÊN LÀM

Bạn có thể đưa việc lập kế hoạch vào nội quy của công ty, xem nó như một phần của công việc mà các cấp quản lý cần đảm bảo nhân viên tuân thủ.

Thời gian đầu, có lẽ chính sách của bạn sẽ khiến tiếng oán than đầy trời, nhân viên làm theo một cách có lệ.

Nhưng về lâu dài, khi hiệu quả của những bảng kế hoạch phát huy, hoạt động này sẽ trở thành một nét văn hóa đặc sắc của doanh nghiệp đấy.

“Thời gian là đồng tiền Giá trị nhất trong cuộc đời bạn.”

— Carl Sanburg —

Đừng phung phí Đồng tiền Giá trị nhất trong cuộc đời bạn.

Hẹn gặp lại bạn ở Bài học tiếp theo!

 

#phillip9x #phillipEdTech #PhillipThuyetTrinh

You may also like...